Поиск против кризиса

Поисковые сервера GoogleФинансовый кризис повлек за собой резкое снижение бюджетов компаний и увольнение сотрудников. Перед многими компаниями встал вопрос – как быстро увеличить эффективность работы в условиях нехватки времени и экономии средств?

11.11.2008
16:36
Ольга Пряхина

 

 

В сложившихся условиях менеджерам компаний надо принимать быстрые и правильные решения. Для этого информация должна быть доступна после первого щелчка мыши. Обеспечить это может гибкий и единый поиск по всем корпоративным данным. Если компания не использует эту возможность, она лишает себя мощного конкурентного преимущества. Также важным фактором для компании является быстрота внедрения такого поиска. Например, решение  ERP – дорогостоящее и имеет большие сроки внедрения. К тому же, поисковые функции такого решения ограничены рабочей областью выбранной ERP-системы.

 

Информация – это важный актив компании и ее конкурентное преимущество. Информация содержится в миллионах документов разного формата, составленных на разных языках.

 

С каждым годом растут объемы информации внутри компании. Значительную часть корпоративных документов составляют веб-страницы, электронные письма и архивы различных интернет-мессенджеров, аудио- и видеофайлы, поиск которых обычными средствами, предусмотренными корпоративной информационной системой, зачастую, не только неэффективен, но и невозможен из-за отсутствия специальных сервисов.

 

Проблемы: информация недоступна, не найдена и бесполезна

 

Разрозненность информации

 

Данные находятся на разных серверах с различными файловыми системами, компьютерах пользователей, ноутбуках, сайтах и т.д. В настоящее время неструктурированная информация составляет более 80% оперативных документов компаний.

 

Недоступность информации

 

Проблема доступа к информации – типичная для многих компаний. Сотрудники просто не знают, где она находится. Эта проблема порождает огромные потери времени на поиск информации, необходимость дублировать работу других сотрудников. Проводя анализ, сотрудник будет пользоваться неполной информацией, что может иметь для всей компании серьезные последствия.

 

Бесполезность найденной информации

 

Более 50% сотрудников тратят на поиск информации более двух часов в день, причем половина найденной информации оказывается бесполезной..

 

Отсутствие единого поиска по всем документам

 

В разных информационных приложениях есть, как правило, своя локальная система поиска. То есть для того, чтобы найти информацию, надо зайти в каждое приложение и искать в каждом отдельно. На все это тоже тратится рабочее время сотрудников.

 

Игнорирование проблемы

 

Еще одной проблемой является отсутствие у руководителей осознания необходимости оптимизации корпоративных информационных ресурсов. Если на покупку СУБД или ERP в компании предусмотрен значительный бюджет, то приобретение поисковых систем – часто явление случайное. Из-за недостаточного понимания и знания функциональных особенностей и преимуществ поисковых систем у руководства появляется желание сэкономить на их приобретении.

 

Основным следствием этих проблем являются потери компании от ненайденной вовремя информации, которые выражаются в:

 

- принятии ошибочных решений из-за отсутствия или недостатка информации;

- дублировании одной и той же работы несколькими сотрудниками;

- сокращении объемов продаж из-за того, что клиенты не могут найти  на сайте компании нужной им информации о продукте или услуге компании;

- снижении производительности труда сотрудников из-за потерь времени на поиск;

- потере  ценной информации, которую сотрудники хранят у себя на компьютерах;

- большом количестве времени ответа на просьбы и запросы клиентов.

 

Решение: универсальная система корпоративного поиска

 

Основными критериями выбора системы корпоративного поиска являются:

 

- быстрота и удобство поиска;

- универсальность решения для всех источников данных;

- поддержка большого числа форматов файлов и языков;

- техподдержка;

- известность, репутация и опыт поставщика;

- качество и надежность решения;

- простота и быстрые сроки внедрения.

 

Оптимальным решением, удовлетворяющим этим критериям, является поисковый сервер от компании Google Inc.

 

Google Search Appliance и Google Mini – сетевые устройства, предназначенные для поиска информации в корпоративной сети предприятия. Эти устройства просматривают и индексируют содержимое корпоративного Интранета, баз данных, файловых и web-серверов, а также других IT-систем предприятия, обеспечивая поддержку более 220 файловых форматов и 109 национальных языков.

 

Сервер Google Mini поддерживает до 300 тыс. документов и предназначен для небольших организаций. Сервер Google Search Appliance используется для компаний среднего и крупного бизнеса, не имеет ограничений числу пользователей и обрабатываемых документов.

 

Поисковые сервера поддерживают работу с корпоративными приложениями (ERP, CRM, BI и т.д.), легко интегрируются с установленными в сети компании системами безопасности и контроля доступа, позволяя организовать защиту информации на уровне отдельных документов.

 

Схема работы Google Search Appliance

 

Сервер Google Search Appliance установлен в таких компаниях, как Samsung, Apple Computer, Cisco System, American Express, Boeing, Xerox, Nokia, Sony Ericson, а также в Министерстве обороны США и др.

 

 

Основными преимуществами поисковых серверов Google являются быстрота и удобство поиска – нужную информацию легко найти буквально за секунды, используя привычный для пользователей Интернета веб-интерфейс. Решения отличаются универсальностью, масштабируемостью и ориентированы на безопасность и конфиденциальность информации. Поисковые сервера легко интегрируются с установленными в сети предприятия системами безопасности и контроля доступа, позволяя организовать защиту информации на уровне отдельных документов. Поисковый сервер также может быть настроен системным администратором компании, что позволит сэкономить на консалтинговых решениях. В случае каких-либо проблем всегда есть возможность прибегнуть к помощи специалистов службы технической поддержки Google и Softline.

 

Благодарим отдел корпоративных интернет-решений компании Softline за помощь в подготовке материалов
www.softline.ru