Документооборот под контролем

Система электронного документооборота DocsVision

10.11.2008
11:10
Ольга Лаврова

 

Бумаги, счета, договоры – любому офисному работнику это, признаться, уже порядком надоело, особенно потому, что бумажная документация имеет свойство портиться и теряться. Упорядочить бесконечную «бумажную массу» внутри компании не так-то просто, но для этого и существуют такие решения, как DocsVision.

 

Наращивая обороты

 

Обороты современных компаний постоянно растут, увеличивается количество подразделений, отделов, появляются дочерние организации…  И объем документов, курсирующих внутри компании, с каждым днем возрастает в геометрической прогрессии. Справиться с этими нескончаемым потоком документации бывает не так уж просто, ведь за время своего существования каждая бумажка проходит через десятки согласований и утверждений, курсирует между различными отделами и, наконец, попадает в архив. Естественно, чем крупнее компания и чем больше в ней проходит документации, тем сложнее становиться избежать ошибок и путаницы.

 

Налаживание грамотного и быстрого документооборота внутри компании ведет не только к созданию удобной системы, в которой можно легко отследить путь каждой бумаги, но и повышает оперативность принятия управленческих решений, что может существенно повысить производительность компании. Ведь зачастую правильность и эффективность решений, принимаемых менеджером, зависит от того, насколько оперативно он получил необходимую информацию от подразделений компании.

 

Для решения этих задач в современных условиях разработаны специальные автоматизированные системы делопроизводства и документооборота. Пионером на российском рынке таких систем стала компания DocsVision, которая ведет собственные разработки уже на протяжении 10 лет. Конечно, в России присутствуют и другие системы электронного документооборота, но их стоимость зачастую гораздо выше, а функциональность ей явно не соответствует.

 

Всевидящее око

 

Чем же эти системы электронного делопроизводства и документооборота так хороши?

 

Первое, что сразу бросается в глаза, - это избавление от кучи бумаг, которые рвутся, пачкаются или теряются в недрах крупной организации. Крайне сложно отследить перемещение каждого счета, листочка с заказом или распоряжением, а следить за ними нужно, ведь от этого зависит оперативность и качество работы всей организации. Если же в компании установлена система электронного документооборота, то потерять документы становится просто невозможно - все они представлены в электронном виде и всегда доступны.

 

Причем с помощью такой системы можно не просто просмотреть документ, но и узнать, например, на какой стадии согласования он находится, каковы сроки его выполнения и как продвигается работа по этому направлению. Это удобно не только для руководителей, но и для рядовых менеджеров, которые всегда смогут оценить собственную работу, определить приоритетные и второстепенные задачи. Такая система позволяет экономить не только время на физическое перемещение документов из одной комнаты в другую, но и значительные средства, уходящие на оплату времени, которое персонал проводит за хождениями из кабинета в кабинет.

 

Вторым немаловажным плюсом использования электронных систем является возможность контроля за всеми процессами, происходящими внутри организации. Просто находясь за своим компьютером, можно в считанные минуты получить доступ к информации по всем проектам, которые в данный момент ведутся в компании. Причем система позволяет не только узнать о количестве активных проектов, но и оценить ход их выполнения, продумать процесс оптимизации и принять оперативное решение. Таким образом, использование системы DocsVision позволяет исключить вероятность авралов, когда выясняется, что необходимо одновременно выполнить массу разнообразных задач. Система календарного планирования сделает все, чтобы максимально оптимизировать времязатраты персонала и повысить производительность труда.

 

В-третьих, DocsVision позволяет избавиться от объемных архивов документации, которые, как правило, занимают довольно много места и организованы таким образом, что поиск необходимых документов в них становится задачей не из легких. Еще бы, попробуй перерой 125 папочек с надписью «Договоры 2007» в поисках необходимой бумажки – будет потрачена масса рабочего времени и сил. Куда проще найти нужный документ в электронном архиве, где поиск осуществляется по различным параметрам.

 

Причем каждый электронный архив можно сделать доступным только для тех пользователей системы, которым он может быть необходим, и при этом скрыть его от других сотрудников. Например, документацию по рекламному бюджету сделать доступной только отделу рекламы, бухгалтерии и руководителю, и не показывать отделу продаж. Такая четкая дифференциация позволит не только сократить время на поиски документов, но и контролировать доступ к внутренней документации компании, чем существенно повысить уровень ее безопасности.

 

В-четвертых, DocsVision легко применима практически на любом российском предприятии, поскольку она прекрасно интегрируются с Microsoft Office – самым популярным на сегодняшний день пакетом офисных программ. Это позволяет не только уменьшить затраты на установку нового программного обеспечения, но и существенно сократить сроки запуска системы, поскольку нет необходимости обучать персонал работе в новых приложениях, а освоение программ DocsVision, как правило, практически не вызывает затруднений. Чаще всего обучение сотрудников работе с системой происходит совместно с ее интеграцией и в достаточно короткие сроки.

 

Удобство в разнообразии

 

На базе программной платформы DocsVision разработаны специальные приложения, которые позволяют сделать систему еще более удобной и максимально приспособленной для использования в конкретной компании.

 

Так, с помощью приложения «Делопроизводство» можно создавать картотеки и архив документов, вести справочник контрагентов и сотрудников компании. Все это существенно облегчает управление документооборотом. Нажатие нескольких клавиш позволяет увидеть всю деятельность, которая была выполнена по тому или иному проекту, определить его исполнителя и весь ход выполнения работы.

 

Кроме того, система дает возможность управлять процессами, происходящими в организации. Можно, например, определить ряд заданий по какому-либо документу, назначить их исполнителя и уведомить его об этом по электронной почте. И все это делается всего за несколько кликов мышкой!

 

А для того, чтобы отследить эффективность подразделения компании или каждого отдельного сотрудника за определенный период времени, системное приложение «Делопроизводство» DocsDivVision позволит создать консолидированный отчет о его работе. В отчете будут указаны все задачи, которые работник не выполнил в срок, и проекты, над которыми он сейчас работает. Это дает возможность существенно сэкономить на организации труда, ведь такой четкий контроль повысит уровень ответственности существующих работников и позволит своевременно производить кадровые перестановки внутри компании.

 

Подсистема «Управление бизнес-процессами» выводит систему управления внутри компании на качественно новый уровень. Она позволяет создавать стандартные шаблоны бизнес-процессов обработки информации в компании, следить за этапами работы с документацией и вносить в нее изменения в реальном времени, а также синхронизировать обработку документов по времени и событиям. Теперь не нужно четко следить за ходом выполнения проекта, система сама обеспечит поэтапное его выполнение разными сотрудниками и сделает этот процесс максимально быстрым и удобным.

 

Для крупных компаний и государственных структур в системе DocsVision существует подсистема «Административное делопроизводство». Как известно, работа с документами в крупных структурах занимает у персонала львиную долю времени, каждое действие проходит процедуру различных согласований и утверждений, а упростить эту систему не представляется возможным. Приложение «Административное делопроизводство» позволяет существенно ускорить работу за счет автоматизации процессов документооборота, возможности интегрирования с системами бухгалтерского и управленческого учета, а также простоты в использовании. Теперь стало гораздо проще искать документы, контролировать исполнение приказов и распоряжений, согласовывать документацию и отслеживать ее потоки внутри организации. Причем DocsVision можно настроить для использования в любой организации, адаптировать ее и сделать максимально удобной.

 

Вместо заключения

 

Использование автоматизированных систем делопроизводства и документооборота уже прочно вошло в обычную практику ведения дел в крупных компаниях, а с развитием системы DocsVision оптимизация и автоматизация бизнес-процессов стала доступна и среднему бизнесу. Все это дает надежду на дальнейшее внедрение высоких технологий в процессы управления компаниями, что, несомненно, позволит существенно экономить деньги предприятий, а также время и силы работников и руководителей. К тому же автоматизированные системы надежны и точны, что дает им большие преимущества перед традиционными формами ведения документооборота.